Según Luis Guerra Peña para realizar un buen proyecto debemos de tener en cuenta ciertas fases que nos ayudarán a determinar si estamos guiando bien nuestro plan de trabajo; por ello él nos presenta el siguiente prospecto.
3.1.FASE DE INICIO, CONCEPTUAL O DE VIABILIDAD:
“La Fase de inicio de un proyecto, también llamada Fase conceptual o Fase de viabilidad del proyecto, transforma los requerimientos, necesidades y expectativas de los clientes y de otros participantes involucrados en el proyecto, en los objetivos de alto nivel del mismo que lo regularán”.(Guerra Peña, Luis. 2002: 44).
Además este autor manifiesta como ente importante, que es imprescindible saber cuáles son las perspectivas, exigencias y necesidades de los asociados; que presentan inclinación por un proyecto que se rige a intereses genéricos; ya que al formar parte de una masa organizadora cada decisión los afectará directamente como miembros involucrados.
En esta fase se analizarán las distintas soluciones conceptuales que se plantearán ante los requisitos y los objetivos de alto nivel establecidos en los términos de coste, tiempo y calidad establecidos o para aprovechar una oportunidad comercial, y se seleccionará aquella solución técnica que tenga el mejor balance entre los objetivos y las limitaciones […] del proyecto y que demuestre el cumplimiento de los requisitos y los objetivos establecidos.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 45).
Según Luis Guerra Peña, para concluir esta fase se debe por último especificar claramente todo la concepción de las perspectivas, exigencias y necesidades de los asociados; en términos utilitarios y prácticos, con respecto a la visión global del proyecto; generalmente comercial.
También para prevenir cualquier fallo tanto del producto o servicio que se nos brindará, se debe de dar relevancia a todas las necesidades técnicas y/o actividades que se acoplen directamente al procesamiento del plan.
3.2.FASE DE DEFINICIÓN:
“La Fase de Definición consiste fundamentalmente en la planificación -de acuerdo con los requisitos y objetivos de alto nivel establecidos en el proyecto- de los trabajos a realizar en las siguientes fases considerando todas las variables en juego: costes, plazos, alcances, riesgos, recursos, personal, calidad, aprovisionamiento”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 49).
Según Luis Guerra Peña, si queremos realizar una detallada definición, primero se tiene que contar con posibles soluciones técnicas; que estén dirigidos a cada eventual.
Luego, se elaborará la estructura desagradada de los trabajos en marcha, acompañados lógicamente de “la duración de las mismas, su relación de dependencia, los recursos a emplear, los riesgos asociados, sus entradas y salidas fundamentales, la relación de entregables […], la relación de responsables y los costos asociados a cada actividad”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 49).
Posteriormente, se ejecutará el plan; siempre y cuando esté elaborado en base a los recursos que presenta la organización, considerando los objetivos específicos y claves del plan. De esta manera culminará esta fase con el consentimiento de ejecución del proyecto.
3.3.FASE DE EJECUCIÓN :
“La Fase de Ejecución consiste en la realización del producto o servicio de acuerdo con lo establecido en las fases de inicio y definición. La Fase de Ejecución variará en función del tipo del proyecto y de la naturaleza del producto o servicio a realizar en él”. Esta fase se caracteriza, en cualquier caso, por la implementación del plan de ejecución, de los planes de industrialización y otros asociados desarrollados en las fases anteriores, de acuerdo con la estructura del proyecto y de los trabajos relativos a la solución adoptada en función a los requisitos técnicos y de la programación del proyecto”.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 51).
Según Luis Guerra Peña, los entregables son básicamente los servicios y/o productos a entregar de formar directa, así como de soporte y además el acoplamiento de la documentación asociada.
Por otra parte trasmite que si el proyecto cuenta con una Fase llamada Entrega, se originará un informe verificando la aceptación de los asociados, y ello traerá consigo además la unión de todo lo aprendido para la posterior ejecución de planes a corto, mediano y largo plazo.
3.4.FASE DE ENTREGA :
“La Fase de Entrega describe el proceso de entrega del producto servicio desarrollado en el proyecto al cliente. Esta fase, que para determinados productos o servicios pueden ser un evento en el tiempo, para otros puede significar un proceso largo y complicado cuya programación es fundamentalmente a fin de garantizar el éxito del proyecto”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 53).
Algo claro que nos manifiesta Luis Guerra Peña es que toda entrega al cliente se realiza por medio de un acta de transferencia en el que se menciona todas las cuestiones con un debido resultado y además planes de acción planificados.
“En esta fase, los entregables típicos son las pruebas de aceptación, las de demostración operativa, las pruebas funcionales, el producto dispuesto para su uso o entrada en servicio, el acta de transferencia, la documentación y las publicaciones técnicas asociadas, el programa de mantenimiento, la formación del personal, etc.”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 54).
3.5.FASE DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO:
Según Luis Guerra Peña, esta fase no se da siempre, sólo si el producto o servicio necesite de un posterior mantenimiento técnico.
“Las actividades fundamentales que se realizarán durante esta fase son:
•Desarrollo de productos y servicios de soporte.
•Ingeniería de Soportabilidad.
•Definición de planes de mantenimiento.
•Servicios de soporte, publicaciones técnicas”.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 54).
Según este autor es importante que se tome todas las formas preventivas, para garantizar al cliente un producto o servicio de calidad, que pueda manejar las correctivas de manera adecuada.
“Los entregables de esta Fase son todos aquellos productos y servicios de soportabilidad que garanticen el uso y el funcionamiento del producto o servicio objeto del proyecto, así como la documentación asociada a estos productos o servicios”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 55).
3.6.FASE DE CIERRE:
“La Fase de cierre del proyecto constituye una de las fases más críticas del mismo. Esta fase describirá el proceso del cierre del proyecto. El cierre del proyecto corresponde a la finalización de los trabajos del proyecto, una vez que los resultados han sido alcanzados. Para proceder al cierre […] es necesario que se haya puesto en servicio del proyecto su aceptación por el cliente y se ha de formalizar toda la experiencia acumulada en el proyecto”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 55).
Según Luis Guerra Peña, lo último que se debe realizar es la verificación del rendimiento del producto y/o servicios, así como el progreso del plan, la accesibilidad de los asociados y además informes relevantes de los participantes.
“Los entregables más corrientes de esta fase son:
•Evaluación de objetivos, requerimientos y resultados.
•Medida satisfacción de clientes.
•Captación y almacenamiento de la experiencia adquirida.
•Personal y recursos desmovilizados.
•Lecciones aprendidas”.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 56).
3.7. FASE DE RETIRO DE USO:
“Esta fase debe reflejar cuál es el proceso coordinado para la retirada de uso o servicio o desmantelamiento del producto del proyecto, teniendo en cuenta todas las reglamentaciones existentes que afecten a este proceso. Así mismo, se puede contemplar incluso la reutilización posterior del producto o de alguna parte del mismo”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 57).
jueves, 21 de octubre de 2010
CARACTERÍSTICAS PARA REALIZAR UN BUEN PROYECTO
Según Meri Williams, toda Gestión de Proyectos necesita de cuatro características que están relacionadas y que son las que optimizan el equilibrio de un proyecto.
Además manifiesta, que para dirigir de manera adecuada un proyecto es necesario definir con anterioridad, los recursos y/o técnicas que la organización presenta para cumplir con el plan propuesto; para que así de esta manera se pueda obtener un producto o servicio de calidad, que no sólo se fije en su acabado sino que también vele por todo el desarrollo y proceso que va a requerir.
Un proyecto se distingue de un trabajo normal en que éste consiste en un esfuerzo puntual para cambiar la dirección de algún aspecto de una organización. […]. El tiempo y el presupuesto son términos que nos resultarán familiares […]. El ámbito o las expectativas del proyecto son la lista de características que tendrán que cumplirse: este será el rasero con el que identificaremos cuál es la mejor de las soluciones […]. La calidad es exactamente […] en la jerga de la Gestión de Proyectos, la calidad no incluye únicamente la del producto final, sino también la de todos los procesos intermedios […].
Estos cuatros aspectos: tiempo, presupuesto, ámbito y calidad conforman lo que se conoce como cuadrante de equilibrio […].
(Williams, Meri. 2009:20)
2.1.TIEMPO:
“El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalización de cada componente. Cuando se realizan tareas utilizando gestión de proyectos, es importante partir el trabajo en pedazos menores para que sean fáciles de seguir”.
Disponible:http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos#Tiempo
2.2.COSTE:
Según Luis Guerra Peña, la Gestión de Costes del producto; es aquella que se ve obligada a bajar el costo del producto o servicio sin tener que disminuir la calidad que en un instante le fue otorgada al cliente.
Asimismo este autor dice que este hecho se debe al activo entorno competitivo de las organizaciones, que buscan de una manera u otra brindar la mejor calidad a fin de tener mejor y más clientela.
Además manifiesta que existen ciertos procesos que aseguran que se esté dentro del presupuesto aprobado, y estos son:
•Estimación de Costes.-
Hay que identificar los costes del proyecto de forma muy clara, tanto en actividades como en mercancías y servicios, acudiendo a fuentes de información relacionadas con la estructura de las tareas y trabajos que comprende la ejecución del proyecto o realizando estimaciones basándose en la experiencia, la analogía, la comparación con cotizaciones externas o mediante métodos paramétricos.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 70).
•Elaboración del Presupuesto y Financiación del Proyecto.-
Según Luis Guerra Peña todos los presupuestos de un proyecto se deben realizar, teniendo en cuenta el alcance que uno quiere que su producto tenga; acompañado de la duración aproximada de dicho plan.
“El presupuesto debe incluir todos los costes autorizados y estar reparado de forma que sea fácilmente controlable, los costes de escalación y las provisiones de contingencia. La finalización del proyecto consiste en la movilización, en las mejores condiciones, de los fondos necesarios para la realización del proyecto”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 71).
•Control de Costes.-
El sistema de control de costes debe estar establecido, documentado y comunicado a los responsables de autorizar los trabajos y los gastos antes de efectuar estos últimos. […]. El conocimiento de esta información proporciona una idea significativa de la realización del proyecto en términos de coste, así como de su valor ganado. Las principales tareas de este proceso son, las medidas de gasto y costes reales incurridos (Gestión Contable), la comparación de las facturaciones previstas y real, el análisis de las variaciones y de sus causas, la consideración de todas las reclamaciones y modificaciones, la evaluación de las tendencias de costes, la previsión de los costes residuales y costes totales anticipados, el análisis del valor ganado, el control de flujo de caja y el desarrollo y la aplicación de medidas de control de costes.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 71).
2.3.ALCANCE:
Además manifiesta, que para dirigir de manera adecuada un proyecto es necesario definir con anterioridad, los recursos y/o técnicas que la organización presenta para cumplir con el plan propuesto; para que así de esta manera se pueda obtener un producto o servicio de calidad, que no sólo se fije en su acabado sino que también vele por todo el desarrollo y proceso que va a requerir.
Un proyecto se distingue de un trabajo normal en que éste consiste en un esfuerzo puntual para cambiar la dirección de algún aspecto de una organización. […]. El tiempo y el presupuesto son términos que nos resultarán familiares […]. El ámbito o las expectativas del proyecto son la lista de características que tendrán que cumplirse: este será el rasero con el que identificaremos cuál es la mejor de las soluciones […]. La calidad es exactamente […] en la jerga de la Gestión de Proyectos, la calidad no incluye únicamente la del producto final, sino también la de todos los procesos intermedios […].
Estos cuatros aspectos: tiempo, presupuesto, ámbito y calidad conforman lo que se conoce como cuadrante de equilibrio […].
(Williams, Meri. 2009:20)
2.1.TIEMPO:
“El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalización de cada componente. Cuando se realizan tareas utilizando gestión de proyectos, es importante partir el trabajo en pedazos menores para que sean fáciles de seguir”.
Disponible:http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos#Tiempo
2.2.COSTE:
Según Luis Guerra Peña, la Gestión de Costes del producto; es aquella que se ve obligada a bajar el costo del producto o servicio sin tener que disminuir la calidad que en un instante le fue otorgada al cliente.
Asimismo este autor dice que este hecho se debe al activo entorno competitivo de las organizaciones, que buscan de una manera u otra brindar la mejor calidad a fin de tener mejor y más clientela.
Además manifiesta que existen ciertos procesos que aseguran que se esté dentro del presupuesto aprobado, y estos son:
•Estimación de Costes.-
Hay que identificar los costes del proyecto de forma muy clara, tanto en actividades como en mercancías y servicios, acudiendo a fuentes de información relacionadas con la estructura de las tareas y trabajos que comprende la ejecución del proyecto o realizando estimaciones basándose en la experiencia, la analogía, la comparación con cotizaciones externas o mediante métodos paramétricos.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 70).
•Elaboración del Presupuesto y Financiación del Proyecto.-
Según Luis Guerra Peña todos los presupuestos de un proyecto se deben realizar, teniendo en cuenta el alcance que uno quiere que su producto tenga; acompañado de la duración aproximada de dicho plan.
“El presupuesto debe incluir todos los costes autorizados y estar reparado de forma que sea fácilmente controlable, los costes de escalación y las provisiones de contingencia. La finalización del proyecto consiste en la movilización, en las mejores condiciones, de los fondos necesarios para la realización del proyecto”. (Guerra Peña, Luis. 2002: 71).
•Control de Costes.-
El sistema de control de costes debe estar establecido, documentado y comunicado a los responsables de autorizar los trabajos y los gastos antes de efectuar estos últimos. […]. El conocimiento de esta información proporciona una idea significativa de la realización del proyecto en términos de coste, así como de su valor ganado. Las principales tareas de este proceso son, las medidas de gasto y costes reales incurridos (Gestión Contable), la comparación de las facturaciones previstas y real, el análisis de las variaciones y de sus causas, la consideración de todas las reclamaciones y modificaciones, la evaluación de las tendencias de costes, la previsión de los costes residuales y costes totales anticipados, el análisis del valor ganado, el control de flujo de caja y el desarrollo y la aplicación de medidas de control de costes.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 71).
2.3.ALCANCE:
“La combinación de los objetivos del proyecto más el trabajo necesario para realizar el proyecto se denomina alcance o ámbito del proyecto y constituye el conjunto de actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto” (Guerra Peña, Luis. 2002: 75-76).
Según Luis Guerra Peña un alcance debe consignar el producto incluyendo sus características. Por ello cabe señalar que es necesario:
•Se debe asegurar la capacidad del personal.
•Además asegurarse que cualquier actividad del proyecto cumpla con el alcance que tiene como objetivo.
“El alcance, en principio, es un término ambiguo, que puede originar interpretaciones dispares y a veces encontradas entre el cliente o promotor y el ejecutor del proyecto si no está bien definido y aceptado. Por ello es necesario documentar bien el alcance del proyecto para evitar cualquier tipo de mal entendidos entre las partes”.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 76).
2.4.CALIDAD:
“Los procesos relacionados con la calidad se refirieren a todas las actividades realizadas dirigidas asegurar la calidad de los requisitos del producto y de los procesos de proyecto”.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 77).
•Planificación de la calidad.-
“Documento breve y autónomo que indica que normativo y procedimiento son relevantes para el proyecto”.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 77).
•Aseguramiento de la calidad.-
“Evaluación global del aseguramiento de un proyecto para asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad exigidos en el proyecto”.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 78).
•Control de calidad.-
“Monitorización y vigilancia especifica de los resultados del proyecto para determinar el cumplimiento de la normativa y procedimientos exigidos”.
(Guerra Peña, Luis. 2002: 78).
ANÁLISIS GLOBAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS
“La Gestión de Proyectos es una disciplina de Gestión que está implantada de forma generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicación de conocimientos, metodología, técnicas y herramientas para la realización de actividades temporales con objeto de transformar ideas en realidades. […].”(Guerra Peña, Luis. 2002: 23).
En otras palabras, es aquella unidad encargada de emplear todos los recursos técnicos, además de nuestra capacidad de pensar, analizar y reflexionar para lograr realizar los propósitos que se han planteado dentro de un espacio relacionado al mundo empresarial.
Por otra parte, Lorena Casal e Ideaspropias; manifiestan que la función de Gestión de Proyectos se centra en hacernos; más fácil, la producción de actividades, ya que, previamente se ha podido proyectar un control adecuado de los mismos. Para asegurarnos de que nuestro proyecto sea el más apropiado; debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
•Disponer de objetivos claros y precisos.
•Tener presente cualquier imprevisto que se pueda dar en el proceso del plan.
•Definir las cabezas al mando y sus respectivas funciones.
•Elaborar un planilla de coste económico, los recursos con los que cuenta la organización y además requieren y por último, el tiempo programado para concretar el proyecto.
En otras palabras, es aquella unidad encargada de emplear todos los recursos técnicos, además de nuestra capacidad de pensar, analizar y reflexionar para lograr realizar los propósitos que se han planteado dentro de un espacio relacionado al mundo empresarial.
Por otra parte, Lorena Casal e Ideaspropias; manifiestan que la función de Gestión de Proyectos se centra en hacernos; más fácil, la producción de actividades, ya que, previamente se ha podido proyectar un control adecuado de los mismos. Para asegurarnos de que nuestro proyecto sea el más apropiado; debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
•Disponer de objetivos claros y precisos.
•Tener presente cualquier imprevisto que se pueda dar en el proceso del plan.
•Definir las cabezas al mando y sus respectivas funciones.
•Elaborar un planilla de coste económico, los recursos con los que cuenta la organización y además requieren y por último, el tiempo programado para concretar el proyecto.
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